100% vertrouwde archiefvernietiging

Brantjes Data-Vernietiging | Haarlem | Telefoon 023 - 532 1960 | sales@recycling.nl

Digitaal archief

UW PAPIEREN ARCHIEF DIGITALISEREN

Sommige bedrijven en instellingen digitaliseren alle documenten die in het archief horen. Dit heet een digitaal archief. Het voordeel is dat de gehele boekhouding digitaal te bekijken valt. Het zoeken naar een bepaald document is hierdoor een stuk gemakkelijker. Daarnaast bespaart digitalisering een hoop ruimte, is het milieuvriendelijker en is uw administratie beschermd tegen een eventuele brand. Het nadeel is dat alle documenten gescand moeten worden voordat deze digitaal beschikbaar zijn. Kies daarom voor een scanner die meerdere documenten achter elkaar kan scannen. Niet alle archiefbescheiden ontstaan op papier. Sommige archiefstukken zijn al digitaal. Zoals Word- en Excelbestanden, e-mailberichten, en databases.

Maak regelmatig een back-up van uw digitale archief

Het is verstandig om uw digitale boekhouding niet alleen op te slaan op uw eigen harde schijf. Het is aan te raden om regelmatig back-ups te maken van uw archief, op cd-rom of usb-stick. Daarnaast kunt u voor diverse online pakketten kiezen zodat uw boekhouding digitaal is opgeslagen in de cloud. Zo kunt u vanaf elke locatie en vanaf elk apparaat met internetverbinding toegang krijgen tot uw eigen archief.

Wat te doen met ingescande vertrouwelijke documenten

Uw papieren administratie kunt u niet zomaar weggooien. Het is de bedoeling dat u het document zelf vernietigt of laat vernietigen in plaats van het in de papierbak te gooien. Op basis van de Wet Bescherming Persoonsgegevens bent u wettelijk verplicht om vertrouwelijke papieren onherstelbaar te vernietigen.

Belangrijke documenten bewaren

Het kan verstandig zijn om zeer belangrijke documenten toch nog op papier te blijven bewaren. Bijvoorbeeld archiefbescheiden die De Belastingdienst wil inzien. Daarnaast is de bewijskracht van een gescand document lager dan dat van het originele document. Dit kan belangrijk zijn bij een eventueel juridisch conflict. U kunt zelf uw papieren archiefbescheiden versnipperen met een papiervernietiger. Maar bij grote hoeveelheden is dit zeer tijdrovend. U kunt uw archiefvernietiging ook uitbesteden. Wij helpen en adviseren u graag bij de vernietiging van uw vertrouwelijke documenten.


Bel vrijblijvend 023 - 532 1960 voor deskundig advies.